Электронная почта (email почта в Интернете) сегодня – это не просто средство коммуникации, но и важнейшее средство управления различными процессами в любом бизнесе. Это возможность осуществления внутреннего и внешнего обмена информацией, а в некоторых организациях – еще и главный компонент системы оборота документов.
Оперативный обмен информацией между отдельными людьми одной организации или разных компаний позволило кардинально изменить технологию ведения любого бизнеса: работа с документами стала намного эффективнее, количество времени и средств на ведение дел значительно сократилось. Корпоративная электронная почта дала возможность формирования единого информационного пространства, которое существенно упростило работу компаний с любой сферой деятельности.
Традиционные средства связи постепенно уходят в небытие: передача сообщений с помощью электронной почты становится более оперативной и менее затратной. И это только малая часть преимуществ нового способа организации обмена информацией. Ведь, помимо прочего, e-mail – это скорость и надежность, универсальность форматов писем с возможностью различных вложений, доступность практически в любом месте.
Сегодня даже мелкие фирмы и компании с очень ограниченным количеством клиентов и потребителей создают корпоративную электронную почту – это показатель современности и открытости для сотрудничества. Неприятно, но нужно отметить, что в нашей стране уровень этической грамотности некоторых руководителей пока оставляет желать лучшего. Так, сообщения личного характера, отправленные с адреса корпоративного почтового ящика (или наоборот), являются серьезным нарушением этики делового общения, что может существенно «подмочить» репутацию компании.
Есть и еще один момент, связанный с определенной степенью неграмотности наших руководителей. На этот раз – компьютерной. При необходимости создания корпоративного почтового ящика не многие задаются вопросом, на каком сайте это лучше сделать. А между тем, некоторые из них не вызывают доверия у продвинутых пользователей. Так, почта mail.ru, не пользующаяся особой популярностью у подкованных людей, может сыграть свою не лучшую роль и в отношении к организации, выбравшей именно её.
Скорее всего, такие оплошности неосведомленных руководителей исправит время, ведь электронная почта вряд ли скоро потеряет свой статус самой эффективной. Хотя темпы развития компьютерных технологий иногда дают повод усомниться и в этом.